Управление организацией во времена глобального кризиса (часть вторая)
Мы продолжаем рассматривать функции, имеющие отношение к продвижению в отделе человеческих ресурсов.
Мало кто знает, что службы, имеющие отношение к коммуникации, являются частью HR. Честно говоря, мало кто знает, как вообще должны быть организованы службы, имеющие отношение к коммуникации.
Как в большинстве организаций назначают сотрудников в службу персонала? Есть несколько общепринятых способов. Первый (не самый глупый), это «эй ты, иди сюда, будешь заниматься кадрами». Второй (глупый) — нанять на эту должность «ту девочку, дочку знакомого, которую всё равно не знаем куда пристроить — пусть персонал набирает». Третий (ужасный) — принять на эту должность профессионального психолога. Ладно хоть психиатров не нанимают — существует всё же граница безумия в вопросе формирования HR.
На самом деле, как рекомендовано Л. Роном Хаббардом, в службе HR должны работать десять процентов сотрудников, причём самые лучшие из них. Ничего себе, а? Было сделано наблюдение, что кадровики нанимают на работу себе подобных. В одной организации случайно (по недосмотру) на работу в отдел кадров был принят ЛСД-шный наркоман. Пока разобрались, он успел принять на работу десять ЛСД-шных наркоманов!
Какие же службы логично относятся к области HR? Не только те, кто принимает и увольняет персонал, но и те, кто полный день занят только тем, что повышает эффективность работы организации, как системы. Так как система эта состоит из людей и линий коммуникации, по которым текут потоки информации.
С развитием компьютеров во многих компаниях появились если не IT-службы, то системные администраторы. У многих руководителей вопрос — кому же их подчинить. Как правило, они подчинены высшему руководству напрямую. Правильно же подчинить их начальнику службы HR, если тот знает свою работу, разумеется. Можно столкнуться при этом с недовольством гордых компьютерщиков — МЫ(!) будем подчиняться какому-то кадровику? Смотрите, что написано выше. Если служба HR — элита персонала, то подчиняться её начальнику не стыдно.
Роль IT и сисадминов — облегчить и ускорить коммуникацию. Вот и всё. Когда они это поймут, они будут лучше выполнять свою работу. И станут более полезными, так как чем легче, быстрее и точнее осуществляется общение внутри организации, тем организация более эффективна и тем выше её доходы.
Кроме компьютерной есть и другие виды рабочей коммуникации. Основной из них — бумажный. Как бы ни развивалась компьютерная индустрия, бумажные документы никогда не выйдут из употребления полностью.
Есть внутренняя почта и внешняя.
Итак, вот функции службы HR, которые вносят вклад в продвижение.
Самое первое — обеспечить чтобы все почтовые отправления (бумажные и электронные) отправлялись легко, быстро и в соответствии с графиком. Одним словом «сервак упал» не является оправданием для срыва почтовых отправлений. Или «у нас нет сотрудника, который отнесёт все эти письма на почту».
Далее, служба коммуникации отвечает за доски объявлений для публики в тех местах офиса, где публика может их увидеть и с удобством рассмотреть. Служба коммуникации отвечает за то, что именно висит на этих досках. Послания и публикации должны создавать нужное мнение об организации и соответствовать её имиджу. Следует также позаботиться о том, чтобы на этих досках были помещены данные об услугах, которые предоставляет организация. Вы спросите — а если организация не предоставляет услуг, а торгует товарами. Подумайте ещё раз. Товарами никого не удивишь в наше время. Именно качество сопутствующих услуг называется громким словом «сервис». И, между прочим, уровень сервиса является тем оружием, на которое можно делать ставку в конкурентной битве в кризисные времена.
Служба коммуникации следит, чтобы внутриорганизационные послания (служебные записки и другая рабочая документация) доставлялись быстро и были оформлены стандартно. Это значит, что для каждого послания опытным путём устанавливается форма, которая не должна нарушаться. Стандартные части любого послания: кому, от кого, дата, маршрут для согласования (если требуется), пометка о срочности или важности, вежливое вступление, содержание послания (кратко, но информативно), вежливое заключение.
Научить сотрудников дисциплине рабочей коммуникации — та ещё работёнка. Требуются железные нервы и большое человеколюбие. Особенно, если учесть их изначальную коммуникационную безграмотность, незнание оргструктуры (кому направлять послания), цейтнот и эмоциональные напряжения. Чтобы заставить организацию поддерживать коммуникационную дисциплину во время кризиса, требуется человек с хорошей выучкой. Это одна из причин замечания об элитном персонале в области HR.
Действие по продвижению — следить, чтобы письма и приказы благополучно доходили до адресата и быстро обрабатывались, а также чтобы они не оставались незамеченными.
В одной организации за коммуникационную дисциплину ставились баллы. За коммуникационные нарушения баллы снимались. Сотрудник, набравший за неделю меньше всех баллов, покупал (безакцептно) два билета в кино сотруднику, набравшему больше всех баллов. Чрезвычайно эффективная была игра.
В действия по продвижению входит наблюдение за качеством исходящей корреспонденции — чтобы она была эстетична, аккуратна и наполнена жизнью (не сухая).
И последнее действие по продвижению — следить, чтобы материалы, подлежащие размножению на копире были качественными, выглядели хорошо. Ведь они могут кому-то попасться на глаза. Также важно, чтобы были в достаточном количестве размножены инструктивные материалы для сотрудников, особенно касающиеся выполнения работы на их постах и действий по обслуживанию клиентов, для того, чтобы эти действия выполнялись.
В дополнение к вышесказанному, HR следит за тем, чтобы организация существовала и работала (имеется в виду, чтобы существовали посты и линии коммуникации, и они были действующими). Чтобы на постах были сотрудники. Эта служба расследует, кто стоит за обрушившимися показателями, и разбирается с этим человеком. Главное — правильно обнаружить этого кого.
Именно этому мы учим на «Усилителе мощности руководителя». Первый, кто должен овладеть этими знаниями в организации — владелец. Избавление владельцев бизнеса от влияния людей, исподтишка разрушающих бизнес, приводило иногда наших клиентов к десятикратному увеличению доходов предприятия за год.
Чего и вам желаем.
В следующей статье мы рассмотрим действия по продвижению именно той части организации, которая отвечает за доход — маркетинга и сбыта.
Вадим Мальчиков, учредитель Центральной тренинговой компании
Комментариев 2